Nếu doanh nghiệp muốn thông quan hàng hóa nhanh chóng, bắt buộc phải tìm hiểu và nắm rõ các quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng như hồ sơ hàng hóa gồm những gì. Theo đó, hồ sơ các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ, cẩn thận bao gồm:

Điều kiện để thông quan hàng hóa

Ngoài việc tìm hiểu thông quan là gì thì doanh nghiệp cần nắm rõ các điều kiện để hàng được thông quan. Tùy thuộc vào từng mặt hàng mà có những điều kiện cụ thể để thông quan khác nhau. Khi thông quan cho những lô hàng đi và đến các nước, doanh nghiệp cần chú ý đến những vấn đề sau:

Đối tượng của thủ tục được phép thông quan sẽ được áp dụng cho phương tiện vận chuyển và hàng hóa. Theo đó, điều kiện này sẽ không áp dụng cho đối tượng là con người.

Do đó, hàng hóa và phương tiện vận chuyển của doanh nghiệp sẽ được thông quan, khi đáp ứng đầy đủ theo những điều kiện đã được quy định trong luật. Điều kiện này sẽ bao gồm: chứng từ liên quan và hóa đơn đi kèm.

Bước 1: Thực hiện đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương

Bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa chính là đàm phán và ký kết hợp đồng. Trước khi cả 2 bên đồng ý ký vào hợp đồng ngoại thương, thì phải trải qua trao đổi và đàm phán. Bởi vì, các điều khoản trong hợp đồng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích của các bên liên quan nên phải xem xét kỹ lưỡng. Trước khi đồng thuận và ký kết các điều khoản trong hợp đồng, doanh nghiệp nên thực hiện các điều sau:

Sau đó, cả hai bên sẽ cùng thương thảo các nội dung, yêu cầu khi giao dịch mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu. Các yếu tố và điều khoản quan trọng trong hợp đồng cần đề cập đến sẽ bao gồm: quy cách đóng gói hàng hóa, giá cả, phí dịch vụ, giao hàng, hình thức thanh toán,… Khi cả 2 bên cùng đồng thuận sẽ tiến hành ký hợp đồng ngoại thương.

Bước 4 - Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ

Sau khi có lịch trình dự kiến về ngày tàu chạy, việc của người xuất khẩu là phải khẩn trương chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng. Đồng thời cũng phải sắp xếp chuẩn bị những chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng xuất khẩu.

Bước 5: Gửi chứng từ xuất khẩu

Người xuất khẩu sẽ thu thập đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu của người nhập khẩu. Các chứng từ này bao gồm:

Sau đó, bộ chứng từ này sẽ được gửi trực tiếp cho người nhập khẩu (nếu thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng - T/T) hoặc được gửi qua ngân hàng (nếu thanh toán bằng thư tín dụng - L/C).

Sau khi nhận được bộ chứng từ gốc, người nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác của toàn bộ chứng từ. Việc này nhằm đảm bảo không có sự cố xảy ra trong quá trình thông quan hàng hóa.

Trước ngày tàu nhập cảng thì đại lý của hãng vận tải tại cảng sẽ gửi Thông báo hàng đến (Notice of Arrival) cho người nhập khẩu. Tiếp theo, người nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin như: vị trí lưu giữ hàng chờ thông quan, ngày tàu cập cảng các loại phí phải nộp,... Nhờ việc này, người nhập khẩu có thể chuẩn bị và chủ động trong việc thực hiện các thủ tục hải quan.

Người nhập khẩu sẽ tiến hàng cung cấp bộ chứng từ đã nhận từ người xuất khẩu, cho công ty FWD để đề xuất B/L gốc. Tiếp theo sẽ tiến hành thanh toán phí cho hãng tàu và thu lệnh giao hàng. Cùng lúc đó, công ty FWD sẽ tiến hành định vị hãng và tạo Phiếu xuất kho tại cảng.

Bước 3 - Thu xếp chỗ với hãng vận tải

Tùy theo điều kiện thương mại ký trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp chỗ với công ty vận tải và chi phí vận quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán.

Ở đây tôi nêu 2 trường hợp phổ biến để bạn dễ theo dõi. Nếu muốn biết chi tiết về các điều kiện thương mại.

Nếu công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển. Nghĩa là bạn phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển: thường là hãng tàu container (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu.

Với điều kiện FOB, bạn chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngoài sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với hãng tàu.

Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho bạn thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với bạn lịch trình tàu phù hợp.

Theo kế hoạch đã thỏa thuận, người vận chuyển sẽ gửi Booking để bạn làm thủ tục kéo vỏ container đóng hàng.

Bước 2: Đăng ký và xử lý hải quan

Sau khi chuẩn bị xong các loại chứng từ thông quan, mỗi quốc gia sẽ có quy định riêng về việc đăng ký. Sau khi hệ thống nhận được đăng ký, sẽ gửi kết quả phân luồng cho lô hàng. Tiếp theo, doanh nghiệp cần in tờ khai và nộp bộ hồ sơ nhập khẩu vào chi cục hải quan để mở tờ khai. Quy định phân luồng tờ khai sẽ chia làm 3 trường hợp: xanh, vàng và đỏ. Phân luồng sau khi thực hiện sẽ có quy định tiếp cho từng bước thực hiện mở tờ khai như sau:

Bước 2 - Xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện này)

Nếu hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu thì phải làm bước này với cơ quan hữu quan tương ứng. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: thuốc tân dược, hạt giống, vật liệu nổ, gỗ, cổ vật... thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.

Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Sau khi có giấy phép, hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể chuyển sang bước kế tiếp.

Những lưu ý cần biết khi xuất khẩu hàng hóa

Ngoài những quy trình xuất khẩuhàng hóa đi quốc tế, doanh nghiệp phải nắm những lưu ý quan trọng để tránh hàng hóa vận chuyển không được suôn sẻ.  Một số những điều cần lưu ý cho doanh nghiệp trong khi thực hiện quy trình xuất khẩu:

Bước 10: Bước cuối cùng là dỡ hàng

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, công ty chuyển phát nhanh (FWD) sẽ vận chuyển lô hàng và đưa về kho của người nhập khẩu. Trong trường hợp hàng nguyên container (FCL), người nhập khẩu sẽ phải dỡ hàng khỏi container và trả container rỗng về cho hãng tàu tại cảng.

Hiện nay người xuất, nhập khẩu ngày càng có nhu cầu mở rộng vận chuyển hàng bằng đường biển nội địa và quốc tế do sự phát triển của ngành thương mại. Tuy nhiên, quy định và chính sách thủ tục vận chuyển đường biển phức tạp, đặc biệt là việc chọn lựa hãng tàu uy tín. Để giải quyết những thách thức này, nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn dịch vụ khai thuê hải quan.

Nếu bạn muốn biết thêm về quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển thì hãy liên hệ số hotline: 1900986813 để được tư vấn cụ thể. Đội ngũ nhân viên của Dolphin Sea Air luôn sẵn sàng phục vụ bạn 24/7.

Ưu điểm của vận chuyển đường biển

Ngày nay người xuất, nhập khẩu thương chọn phương thức vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Bởi vì phương thức này có những ưu điểm như sau:

Bước 3: Thông quan sau khi hoàn tất kiểm tra

Việc kiểm tra nếu không xảy ra bất kỳ sai sót nào, thì sẽ thực hiện thông quan tờ khai. Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần phải đóng thuế cho tờ khai, để thông quan đơn hàng. Như vậy, hàng hóa của bạn sẽ được thông quan sau khi đã nộp thuế đầy đủ.

Các trường hợp hàng hóa được thông quan

Trong Luật hải quan ngoài định nghĩa thông quan là gì thì còn quy định rõ các trường hợp hàng được thông quan. Theo Điều 37 trong Luật hải quan kết hợp cùng Điều 34 của Thông tư số 38/2015/TT-BTC, hàng thông quan sẽ thuộc các trường hợp sau: